Es herrscht die verbreitete Annahme, dass Urlaub grundsätzlich in das Folgejahr übertragen werden kann und nicht insgesamt im Urlaubsjahr selbst genommen werden muss. Dies ist unzutreffend.
Der Urlaubanspruch erlischt mit Ablauf dieses Jahres, es sei denn, die Erfüllung ist wegen dringender betrieblicher oder in der Person des Arbeitnehmers liegender Gründe unterblieben. In diesen Fällen ist der Urlaub auf die ersten drei Monate des Folgejahres zu übertragen (§ 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz). Wird der Urlaub in der Zeit bis zum 31.3. des Folgejahres nicht gewährt und genommen, erlischt er regelmäßig. Dies gilt dann nicht, wenn der Arbeitnehmer während des Übertragungszeitraumes arbeitsunfähig krank war. Dann verfällt der Urlaubsanspruch bei weiterhin bestehender Krankheit erst am 31.3. des zweiten auf das Urlaubsjahr folgenden Jahres, das heißt nach einem Übertragungszeitraum von 15 Monaten.
Zu beachten ist zudem, dass der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten genügt, indem er den Arbeitnehmer erforderlichenfalls förmlich – auffordert, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn er ihn nicht beantragt.
Der dazugehörige Gesetzestext: 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz: Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.
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